Conviene antes de hacer el análisis más detallado de cada uno de los sistemas de registro, una serie de consideraciones previas, que deben tenerse en cuenta:
a) En primer lugar, es exigible, en todo caso, que exista una negociación colectiva con los RLT respecto a la organización y documentación del sistema de registro a implantar.
b) En segundo lugar, la norma nada dice respecto al sistema de registro que deba o pueda utilizarse, limitándose a señalar que cualquier sistema deberá, como mínimo, incluir el momento de inicio y finalización de la jornada diaria realizada; dicho esto, el resto, se remite a la autorregulación, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.
c) En tercer término, el sistema elegido debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable ni alterable a posteriori. Apunta la Guía del Ministerio que la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada.
d) Y finalmente, se exige que los registros permanezcan a disposición de las personas trabajadoras, de sus RLT y de la Inspección de Trabajo, por lo que deben permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata y por tanto, no pueden estar o almacenarse en otras oficinas de la empresa, en gestorías o terceros que gestionen los sistemas.